מדריך למשתמשת
התחלת עבודה
1. כניסה למערכת
- גשי לאתר Studio Manager בקישור שקיבלת
- לחצי על "התחברי עם Google"
- בחרי את חשבון ה-Google שלך
- אשרי את ההרשאות (גישה ל-Drive ול-Sheets)
טיפ: חשוב להתחבר עם אותו חשבון Google שאיתו נרשמת. אם תתחברי עם חשבון אחר - תקבלי הודעה שאינך מורשית.
2. בחירת קובץ עבודה
בכניסה הראשונה תוכלי:
- ליצור קובץ חדש - יוצר קובץ Google Sheets ריק
- לבחור קובץ קיים - אם יש לך כבר קובץ ב-Drive
- קובץ עבודה יכול להכיל כמות גדולה של לקוחות, פרויקטים, שירותים וכו - אין צורך בקובץ נפרד לכל פרויקט
3. החלף קובץ
אם יש לך מספר קבצי נתונים:
- ניתן להחליף ביניהם מכל אחד מעמודי המערכת
- לחיצה על "החלף קובץ" תציג את תפריט הקבצים הקיימים
- לחצי על שם הקובץ שברצונך לעבור אליו
- המידע ייטען והנתונים שיופיעו מולך יהיו נתוני הקובץ שנבחר
4. קובץ חדש
אם ברצונך לפתוח קובץ נתונים חדש ונקי ממידע:
- ניתן מכל עמוד ללחוץ על "קובץ חדש"
- תני לו שם - זה השם שיופיע ב-Drive
5. ייבוא נתונים
אם יש לך נתונים בקובץ עבודה קודם:
- לחצי על "ייבוא נתונים" בעמוד הראשי
- בחרי את קובץ האקסל
- המערכת תמפה אוטומטית את העמודות
- לחצי "אישור" והייבוא יבוצע
דשבורד ראשי
בעמוד הראשי תראי תצוגה מהירה ומעבר אל:
- לידים
- פרויקטים
- לקוחות
- שירותים ומוצרים
- כספים
- משימות כלליות
לידים ומכירות
מקום לניהול לקוחות פוטנציאליים:
- תצוגת רשימה - טבלה עם סינון
- תצוגת קנבן - שינויים קלים באמצעות Drag&Drop
- הוספת ליד חדש - שם, טלפון, עיר, מקור הליד
- סימון "לקוח פעיל" - הליד הופך ללקוח
איך להוסיף ליד חדש:
1. בעמוד מכירות, לחצי על "+ הוסף ליד חדש"
2. הזיני לפחות שם וטלפון
3. הגדירי שלב לליד (שיחה ראשונה / פגישה / הצעה...)
4. שמרי
1. בעמוד מכירות, לחצי על "+ הוסף ליד חדש"
2. הזיני לפחות שם וטלפון
3. הגדירי שלב לליד (שיחה ראשונה / פגישה / הצעה...)
4. שמרי
לקוחות
מאגר הלקוחות הקיימים שלך:
- פרטי קשר מלאים
- היסטוריית פרויקטים
- הערות מצטברות
שירותים ומוצרים
הגדרת תבניות לשירותים בהתאם לאופן העבודה הנוח לך:
- הגדרת שרות/מוצר הכולל שלבים
- הגדרת השלבים לכל שרות/מוצר כולל פירוט משימות - סדר השלבים ניתן לעריכה בקלות באמצעות Drag&Drop
- הגדרת משימות עבור כל שלב - הכוללות הערכת זמן עבור כל משימה וניתנות לשינוי ברמת הפרויקט (כמתואר בהמשך). גם סדר המשימות ניתנות לעריכה בקלות באמצעות Drag&Drop
פרויקטים
מסך הניהול המרכזי. לכל פרויקט עמוד מידע מורחב הכולל תמונת מצב רחבה בחלקו העליון וטאבים לאזורי תוכן נוספים:
שלב ראשון - יצירת פרויקט חדש
- שם לפרויקט - שיהיה לך קל לזכור
- בחירת הלקוח עבור הפרויקט - מרשימת הלקוחות הקיימת
- סטטוס - פעיל או הסתיים
- תאריך תחילת פעילות
- לאחר הגדרת פרויקט באופן ראשוני - הוא יופיע ברשימת הפרויקטים בעמוד
- לחיצה על שם פרויקט מכניסה אל עמוד הפרויקט המורחב
- בעמוד הפרויקט המורחב, נמצא בראש העמוד תמונת מצב עדכנית בראיה רחבה
- מתחת לתמונת המצב נמצא תפריט טאבים המכילים מידעים מורחבים
טאב הגדרות
- כאן קובעים את מחיר שעת העבודה ואת הצעת המחיר שניתנה ללקוח
טאב שירותים ומוצרים
- הוספת השירותים והמוצרים הרלוונטיים לפרויקט זה - מתוך מאגר השירותים והמוצרים שהוגדרו על ידך
- השירותים שיוגדרו בטאב זה יבנו את לוח השלבים והמשימות לפרויקט
טאב פריסת תשלומים
- פירוט פריסת התשלומים - מועד, סכום, האם נגבה, האם הופקד
- לחיצה על "שמור תשלומים" תעדכן את יתר המקומות בעמוד הפרויקט ובאזור הכספים
טאב משימות
- פירוט שלבי הפרויקט כאשר לכל שלב פירוט משימות
- לכל משימה תאריך יעד לביצוע שיופיע גם באזור לוח השנה
- ניתן להתאים את הערכת הזמן המשוערת למשימה - על פי שיקול דעתך פר פרויקט/לקוח
- יש טיימר כללי לכל שלב, טיימר פרטני לכל משימה וכן אפשרות לעריכה ידנית - לחישוב בדרך הנוחה עבורך
- משימות שאינן רלוונטיות לפרויקט זה ניתנות להסתרה
- בנוסף לרשימת המשימות הנגזרת מרשימת השירותים/מוצרים הרלוונטיים לפרויקט ניתן להוסיף גם משימות נוספות הרלוונטיות לפרויקט זה בלבד
טאב הוצאות
מעקב הוצאות פר הפרויקט - כמו הדפסות, חניה וכדומה
טאב רכישות
- רשימה של הרכישות המתוכננות לפרויקט זה
- כל רכישה ניתנת לשיוך לספק
- לכל רכישה - הערכת עלות אל מול עלות בפועל
- לאחר הוספת רכישה - ניתן להוסיף לה עמלה
- לכל עמלה פירוט כולל סטטוס גביה
טאב הערות
מקום לציין הערות כלליות לגבי הפרויקט
* סדר טאבים
מאפשר לך לקבוע את סדר הטאבים ואת הטאב שיופיע פתוח כברירת מחדל
ספקים
- רשימה של ספקים איתם את עובדת
- לכל ספק קטגוריה (ריהוט, חשמל, אביזרים) - לאיתור מהיר
- סימון "ספק מומלץ" - כדי שתזכרי אל מי לחזור
- עיר - למיון קל לפני ימי רכישות
כספים
מסך מרכזי לצד הפיננסי:
אפשרות סינון לפי תקופה
- שנה נוכחית / קודמת / הבאה
- טווח תאריכים מותאם לדוח מדויק
- אפשרות לסינון לפי חודשים ושנה ספציפיים
- אפשרות לסינון לפי לקוחות ו/או ספקים, כולל אפשרות MULTI SELECT לבחירה מרובה
- סטטוס תשלומים ברור כדי שלא תפספסי כלום: תשלומים שעליך להפקיד, תשלומים עתידיים, תשלומים לגביה
הוצאות
- רשימה מרוכזת של כלל ההוצאות שלך עבור הלרוחות והפרויקטים שבסינון
עמלות
- רשימה מרוכזת של כלל העמלות שלך עבור הלקוחות והפרויקטים שבסינון
שיווק
תכנון פעילות שיווקית:
- אתר ודפי נחיתה
- רשתות חברתיות
- פרסום ממומן
- לכל פעולה תאריך לביצוע. אם תתעכבי - התאריך יופיע באדום...
יומן
- תצוגה חודשית, שבועית או יומית
- אפשרות בחירה אילו נתונים להציג (משימות כלליות, משימות פרויקטים, תשלומים, לידים, שיווק)
- אפשרות התאמת צבעים לקטגוריות שונות - כדי שיהיה לך נעים בעין
משימות כלליות
משימות שאינן קשורות לפרויקט כמו תחזוקת העסק והליכים מנהליים.
כפתור הגדרות בראש העמוד
פרטי הסטודיו שלך
- שם הסטודיו שלך - שיופיע לאחר הגדרה בראש העמודים
- הלוגו שלך - שיופיע לאחר הגדרה בראש העמודים
עיצוב וערכת נושא
- בחירה בין ערכת צבעים בהירה לכהה - מה שנוח לך
טיפים מקצועיים
שמירה אוטומטית
המערכת שומרת אוטומטית כל שינוי.
חיווי סטטוס פעולות שמירה מופיע בחלק התחתון משמאל.
עבודה במקביל בכמה טאבים
אפשר לפתוח את המערכת בכמה טאבים עם קבצים שונים.
חשוב: אם פותחים את אותו קובץ בשני טאבים - רק טאב אחד יכול לערוך.
גיבוי הנתונים
- הנתונים נשמרים אצלך בגוגל דרייב תחת תיקיה בשם Studio Manager
- מומלץ לא לערוך ידנית את הקבצים כדי להמנע משיבוש המבנה של הקובץ
- ניתן לשכפל קובץ על ידי ייבוא נתונים מובנה במערכת או על ידי שכפול ידני ב-Drive
- מומלץ לגבות באופן תדיר את הקבצים למקום נוסף - לכל מקרה שלא יקרה
שאלות נפוצות
איפה הנתונים שלי נשמרים?
בחשבון Google Drive שלך, בתיקייה "Studio Manager".
אני יכולה לעבור למחשב אחר?
כן! התחברות עם אותו חשבון Google.
זה עובד גם מהטלפון?
כן, המערכת עובדת במובייל, אבל חווית שימוש מיטבית היא מול מסך גדול.
מה אם אני רוצה להפסיק להשתמש?
פשוט הפסיקי להתחבר. הקובץ נשאר אצלך ב-Drive.
איך אני מקבלת תמיכה?
ניתן לפנות באימייל ל: [email protected]
יש הדרכה אישית?
כן, ניתן לתאם הדרכה 1-על-1 בתשלום - צרי קשר באימייל.